1 Ocak 2028 tarihinden itibaren, Slovenya’da işletmeler arası (B2B) işlemlerin yürütülme biçiminde önemli bir değişiklik yaşanacak: elektronik faturaların zorunlu olarak kullanılması.

Bu değişiklik, yeni Elektronik Fatura ve Diğer Elektronik Belgelerin Değişimi Hakkında Kanun (ZIERDED) tarafından zorunlu kılınmıştır. Yabancı kurucular, yerel işletmeleri yöneten gurbetçiler ve Slovenya’daki faaliyetleri denetleyen şirket yöneticileri için bu, kağıt faturayı veya PDF dosyasını yeni bir dosya formatıyla değiştirmekten çok daha fazlasını ifade etmektedir. Zorunlu e-faturaya geçiş, şirket içi iş süreçlerini, ERP sistemlerini, iç kontrolleri ve elektronik arşivleme protokollerini temelden etkileyecektir.

İşte kurumsal müşterilerin ve iş dünyasındaki profesyonellerin, Slovenya’daki faaliyetlerinin mevzuata uygunluğunu sağlamak için bilmeleri gereken her şey.

E-Fatura Tam Olarak Nedir?

Yaygın bir yanılgı, e-posta yoluyla gönderilen bir PDF dosyasının e-fatura olarak kabul edildiğidir. Yeni ZIERDED düzenlemeleri uyarınca, artık durum böyle değildir.

E-fatura, otomatik makine işlemeyi mümkün kılan yapılandırılmış elektronik bir formatta (genellikle bir XML dosyası) düzenlenmiş, gönderilmiş ve alınmış bir faturadır. Şirketinizin bilgi sistemi, bu verileri otomatik olarak okuyabilmeli, doğrulayabilmeli, içe aktarabilmeli ve satın alma siparişleri, teslimat belgeleri ve diğer iş belgeleriyle ilişkilendirebilmelidir.

E-faturaların sadece standart faturalarla sınırlı olmadığını belirtmek önemlidir. Bu zorunluluk ayrıca şunları da kapsamaktadır:

  • Kredi notları
  • Borç notları
  • Peşin faturalar
  • Ödeme talepleri ve benzeri muhasebe belgeleri.

E-Yönlendirme Sağlayıcıları ve Sistem Entegrasyonu

Slovenya’daki her ticari kuruluş, bu bilgi alışverişini kolaylaştırmak amacıyla en az bir e-yol sağlayıcısı (ponudnik e-poti) seçmek zorunda olacaktır.

Şeffaflığı sağlamak amacıyla, Slovenya Cumhuriyeti Kamu Ödemeleri İdaresi (UJP), 1 Ekim 2027 tarihine kadar sertifikalı e-yönlendirme sağlayıcılarının yer aldığı kamuya açık bir liste oluşturacak ve bu listeyi yönetecektir.

  • Büyük şirketler için: Sıkı güvenlik, bütünlük ve izlenebilirlik şartlarının yerine getirilmesi koşuluyla, özel BT sistemleri arasında doğrudan veri alışverişi kurulabilecektir.

  • Daha küçük kuruluşlar için: Hükümet, ücretsiz bir uygulama sunmayı planlamaktadır; bu uygulamanın kullanımına ilişkin ayrıntılar ise yakında yayınlanacak uygulama yönetmeliklerinde belirlenecektir.

Arşivleme ve İç Kontroller: Sorumluluk Kime Ait?

Yazılım sağlayıcıları bu aktarımı kolaylaştırsa da, e-faturaların usulüne uygun şekilde arşivlenmesine ilişkin nihai sorumluluk, faturayı düzenleyen ve alan taraflara aittir. Şirketler, e-fatura aktarım sağlayıcılarının uzun vadeli bir dijital arşiv işlevi göreceğini varsayamazlar.

Elektronik arşivleme, KDV mevzuatı, muhasebe standartları ve muhasebe belgelerine ilişkin kurallara tam olarak uymak zorundadır. Buna, kaynağın gerçekliği, veri bütünlüğü, okunabilirlik ve net bir denetim izinin sağlanması da dahildir. Ayrıca, elektronik iletim sağlayıcıları, teslimatı, içerik doğrulamasını veya reddi teyit eden geri bildirim mesajlarını desteklemelidir; bu mesajların genellikle bir sonraki iş günü içinde gönderilmesi gerekmektedir.

Düzenleyici denetim ve mevzuata uyumun sağlanması, Kamu Ödemeleri İdaresi (UJP), Slovenya Vergi Dairesi (FURS) ve Slovenya Cumhuriyeti Piyasa Denetleme Kurumu tarafından ortaklaşa yürütülecektir.

Şirketler Nasıl Hazırlanmalı?

Hazırlıklar, 2028 son tarihinden çok önce başlamalıdır. Aşamalı bir yaklaşım öneriyoruz:

  1. Süreç Haritalama (2026): Mevcut fatura akışlarınızı analiz edin. Yurt içi ve sınır ötesi işlemlerin hacmini ve mevcut ödeme kanallarını belirleyin.

  2. BT ve ERP Güncellemeleri (2026-2027): e-SLOG standardı ve Avrupa e-fatura standartlarına uyumun sağlandığından emin olmak için yazılım sağlayıcılarınızla görüşün. Otomatik içe aktarma, sevk irsaliyeleriyle bağlantı kurma ve elektronik arşivleme özelliklerini doğrulayın.

  3. İç Düzenlemelerin Güncellenmesi: Şirketinizin muhasebe kurallarını, erişim yönetimini ve sistem arızalarına yönelik yedekleme protokollerini gözden geçirin.

  4. Testler (2027): En büyük B2B iş ortaklarınız ve tedarik zinciri tedarikçilerinizden başlayarak veri alışverişi testlerine erken aşamada başlayın.

Muhasebe firmaları ve şirket içi finans ekipleri için riskler son derece yüksektir. Bir faturanın otomatik olarak alınması, faturanın doğrulanmış veya doğru şekilde muhasebeleştirilmiş olduğu anlamına gelmez. Yeni dijital sistem kapsamında iç kontroller daha sıkı hale getirilmeli, gevşetilmemelidir.

Unutulmaması Gereken Önemli Son Tarihler

  • 1 Nisan 2027: Elektronik yönlendirme hizmet sağlayıcılarını düzenleyen hükümler yürürlüğe girer.

  • 1 Ekim 2027: UJP, sertifikalı e-yönlendirme sağlayıcılarının resmi kamuya açık listesini yayınlar.

  • 1 Ocak 2028: Yurt içi mal ve hizmetler için zorunlu B2B e-faturalandırma uygulaması devreye giriyor.

Zorunlu e-faturalandırma, Slovenya’da otomatik, izlenebilir ve son derece verimli dijital iş süreçlerine doğru atılan önemli bir adımdır. Şimdi, sorunsuz bir geçiş için kurumsal altyapınızı hazırlamanın tam zamanıdır.

Hakkımızda

SIBIZ olarak, iş göçü ile kurumsal ve bireysel yer değiştirme alanlarında Slovenya’nın en iyisi olmaktan gurur duyuyoruz. İş dünyasından profesyonellere, kurumsal müşterilere ve bireylere Slovenya’nın karmaşık mevzuat ve yerel idari prosedürler konusunda yol gösterme konusunda uzmanız. Uzman ekibimiz, Slovenya’ya geçişinizin sorunsuz, mevzuata uygun ve son derece başarılı olmasını sağlamak için hizmetinizdedir.

Daha fazla bilgi için: www.sibiz.eu